Вътрешни правила по ЗЗЛПСПОИН

Правила за защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения

На

„Фото Синтезис“ ЕООД

1.  ВЪВЕДЕНИЕ

„Фото Синтезис“ ЕООД очаква от своите служители и договорни партньори да спазват условията на договорите си лоялно, добросъвестно и в дух на сътрудничество. Това общо задължение за грижа също така включва основното морално задължение да се подава сигнал, ако възникне разумно подозрение, че тези субекти биха могли да извършат нарушение. Поради тази причина „Фото Синтезис“ ЕООД иска да създаде и насърчи корпоративна култура, белязана от честност и откритост, при която всеки има възможността да докладва за потенциални нарушения, които могат да доведат до финансова или репутационна загуба на най-ранен възможен етап, без да се страхува от репресии, а и да е уверен, че ще получи справедливо отношение и неговите съмнения ще бъдат разследвани както трябва.

Механизмите за вътрешен контрол и оперативните процедури на „Фото Синтезис“ ЕООД имат за цел да предотвратяват всички нарушения. Въпреки това, дори и най-добрата система за контрол не може да предостави абсолютни гаранции срещу нередности. В този смисъл подаването на сигнали за нередности е една от ефективните техники, използвани за предотвратяване и откриване на нарушения. То мобилизира служителите и договорните партньори да съобщават своите подозрения и разумни съмнения на ръководството относно злонамерени дейности, без страх и предразсъдъци.

Настоящата политика се основава също така на изискванията, заложени в най-новото европейско законодателство 2019/1937 - Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на съвета от 29 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза и Закона за защита на лицата подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

II. ДЕФИНИЦИИ

ü Нарушения са действия или бездействия, които са:

а) незаконосъобразни и свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 на Закона за защита на лицата подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушение (ЗЗЛПСПОИН),     или

б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.

ü Информация за нарушение е информация, включително основателни подозрения за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в дружеството, в което работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.

ü Работен контекст са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, независимо от тяхното естество, чрез които лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация.

ü Засегнато лице е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като такова, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.

ü Обратна информация е предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.

ü Лица, свързани със сигнализиращото лице са трети лица, които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените.

ü Ответни действия са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.

ü Последващи действия са всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.

ü Защита са всички разумни стъпки, предприети от Дружеството за осигуряване на поверителност на името на сигнализиращото лице, както и мерките, прилагани за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности от ответни действия с цел отмъщение и финансови загуби.

ü Достатъчно данни са данни, от които може да се направи основателно предположение за извършено нарушение, което попада в приложното поле на този закон.

ü Очевидно маловажно нарушение е налице, когато извършеното нарушение разкрива явно незначителна степен на обществена опасност с оглед на липсата или незначителността на вредните последици.

ü Тежко нарушение е налице, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.

ü Вътрешно подаване на сигнал е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.

ü Външно подаване на сигнал е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи.

ü Траен носител е всеки носител на информация, даващ възможност на Дружеството или на Комисията да съхранява информация, който позволява лесното ѝ използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.

ü Лични данни - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано (субект на данни); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице което може да бъде идентифицирано пряко или не пряко, по специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице. Примери: име, фамилия, телефонен номер, и-мейл адрес или физически адрес; номер и модел на автомобил, собственик на автомобила или застрахователни данни; расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации; банкова сметка, номер на кредитна карта, дата на валидност или номер на сметка за кредитна карта; информация за здравето на човек, кръвна група, история на заболяването или сексуален живот; Фото и видео изображения, външен вид или биометрични данни; паспорт или данни за самоличност: ЕГН, националност, място и дата на издаване или подпис; информация за приходите, имуществото или финансовия поток на дадено лице; информация за членовете на семейството - име и фамилия на децата или друга информация за членовете на семейството;

ü Комисия за защита на личните данни – това е независим държавен орган, който осъществява защитата на лицата при обработването на техните лични данни и при осъществяването на достъпа до тези данни, както и контрола по спазването на този закон, както и контролен орган за Република България относно ЗЗЛПСПОИН.

ü Дружество - физическо или юридическо лице, което осъществява икономическа дейност, независимо от правната му форма, включително партньорствата или сдруженията, които редовно осъществяват икономическа дейност;

III. ЦЕЛ

Настоящите правила имат за цел да регламентират условията и реда за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности, относно всякакви подозрителни или нежелани събития / дейности, които противоречат на закона, политиките и правилата на Дружеството или могат да окажат неблагоприятно въздействие върху бизнеса или репутацията на Дружеството.

Планираните цели на настоящите правила са да постигнат пълно съответствие с най-новото законодателство на ЕС в тази област и заедно с това:

• Да поддържа култура на откритост, отговорност и почтеност;

• Да осигурят среда за всички лица да подават сигнали за нередности, без да се страхуват от ответни действия с цел отмъщение, когато знаят или подозират за нарушение на който и да е настоящ или бивш служител или договорен партньор, което може да породи финансов или репутационен риск за Дружеството;

• Да създаде информираност, особено сред служителите, заинтересованите страни и договорните партньори относно функцията за подаване на сигнали за нередности;

• Да предоставя възможност на ръководството да бъде информирано на ранен етап за нарушения и да предприема подходящи действия;

• Да осигури увереност на сигнализиращите лица за тайната и защитата на техните законни лични интереси при подаване на сигнал за подозрителни дейности;

• Да гарантира, че всички подадени сигнали съгласно настоящите правила ще останат строго поверителни и че Дружеството се ангажира да разгледа подадените сигнали (ако има такива), в които се твърди за ответни действия с цел отмъщение срещу сигнализиращите лица.

Правилата могат да се прилагат и във връзка с други правила, политики, регулации, процедури и/или насоки, които с течение на времето са приети и въведени от Дружеството.

IV. ОБХВАТ

Всеки гражданин, организация или служител може да подава сигнал за констатирани действия или бездействия и никой не може да бъде преследван заради подаване на сигнала си.

Настоящите правила се прилагат за лица, подали сигнали за нередности, които са придобили информация за нарушения в работен контекст, включително най-малко следните:

• лица със статут на заети лица или със статут на самостоятелно заети лица;

• акционери и лица, принадлежащи към административния, управителния или надзорния орган, включително членове без изпълнителна власт, както и доброволци и платени или неплатени стажанти;

• всички лица, работещи под надзора и под ръководството на изпълнители, подизпълнители и доставчици.

Настоящите правила се прилагат също и за сигнализиращи лица, при които информацията за нарушения е придобита при работни взаимоотношения, които са приключили, или лица, чиито работни взаимоотношения тепърва предстоят в случаите, когато информацията е получена по време на процеса на набиране на персонал или при други пред договорни преговори.

Мерките за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности, се прилагат, ако е уместно и за:

• трети лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да пострадат от ответни действия с цел отмъщение в работен контекст, като например колеги или роднини;

• юридически лица, на които сигнализиращото лице е собственик, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

С подписването на трудов договор всички новоназначени служители потвърждават, че са запознати със съдържанието и разпоредбите на вътрешните правила и процедури, включително настоящите правила относно защитата на лица, подаващи сигнали за нарушения и ще спазват стриктно всички техни изисквания. Копие от трудовия договор, подписан от двете страни, се съхранява от отдел „Човешките ресурси“ в личното досие на новопостъпилия служител.

V. ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ЗА НЕРЕДНОСТИ

Сигнализиращите лица отговарят на изискванията за защита съгласно настоящата политика, при условие че:

• са имали разумни основания да вярват, че информацията за докладваните нарушения е вярна към момента на подаване на сигнала и че тази информация попада в обхвата на настоящите правила и

• са подали сигнал вътрешно или външно, в съответствие с настоящите правила.

Настоящите правила не засягат задължението за приемане и проследяване на анонимни съобщения за нарушения, като анонимното подаване на сигнали не се предпочита и насърчава. Сигнализиращи лица, които са подали анонимен сигнал за нарушения, но впоследствие са идентифицирани и са пострадали от ответни действия с цел отмъщение, отговарят на настоящите условия за защита. Лицата, които вътрешно подават сигнал за нарушения, отговарят на условията за защита при същите условия, както и лицата, които подават сигнал външно.

 1. ЗАЩИТНИ МЕРКИ

Дружеството предприема необходимите мерки, за да забрани всяка форма на ответни действия с цел отмъщение срещу сигнализиращи лица (включително заплахи и опити за отмъщение), особено, но не само, под формата на:

• отстраняване, понижаване или спиране на повишение и спиране на обучение;

• отрицателна оценка на представянето или препоръка за работа;

• налагане или прилагане на каквато и да е дисциплинарна мярка, порицание или друго наказание;

• принуда, сплашване, тормоз, дискриминация или несправедливо отношение;

• не преобразуване на временен трудов договор в постоянен, когато работникът е имал легитимни очаквания, че ще му бъде предложена постоянна работа;

• не подновяване или предсрочно прекратяване на временен трудов договор;

• вреда, включително за репутацията на лицето (особено в социалните медии) или финансови загуби, включително загуба на бизнес или загуба на доход;

• включване в черни списъци въз основа на неформално или формално споразумение за сектора или бранша, което може да доведе до това, че лицето да не може да намери работа в този сектор или бранш;

• предсрочно прекратяване или анулиране на трудов договор или такъв за стоки или услуги.

Дружеството гарантира, че лицата, подаващи сигнали за нередности, имат достъп по целесъобразност до мерки за подпомагане, по-специално изчерпателна и независима информация и съвети, които са леснодостъпни и безплатни, относно наличните процедури, защитата срещу ответни действия с цел отмъщение и правата на засегнатото лице. Ако сигнализиращото лице почувства, че на мястото му на назначаване може да бъде подложено на преследване или тормоз от набедените служители след подаването на сигнала, ръководството може да обмисли прехвърлянето му на друго подходящо място по негова молба. Това уверение обаче не се разширява в случаите, когато се докаже, че той/тя е повдигнал(а) въпроса, за да уреди лични недоволства или оплаквания или когато той/тя е участвал(а) в оплаквания по малозначителни проблеми.

Дружеството предприема действия за подходящи последствия (например дисциплинарни действия, граждански или наказателни жалби) съгласно вътрешните процедури спрямо физически или юридически лица, които:

• възпрепятстват или се опитват да възпрепятстват подаването на сигнали;

• извършват ответни действия с цел отмъщение срещу сигнализиращи лица;

• завеждат създаващи неприятности производства срещу сигнализиращи лица;

• нарушават задължението за запазване на поверителността на самоличността на сигнализиращите лица.

Служителите на Дружеството трябва да се въздържат да злоупотребяват с процедурата за подаване на сигнали за нередности и по този начин умишлено да навредят на друг служител. Когато последващо разследване разкрие, че може да се докаже, че обвиненията са направени със злонамерен или клеветнически умисъл, могат да се прилагат подходящи санкции (те могат да се разпростират до уволнение по причина, когато това е оправдано в съответствие с вътрешните правила и приложимото законодателство).

 2. ЗАЩИТА НА ЗАСЕГНАТИТЕ ЛИЦА

Дружеството гарантира, че засегнатите лица са защитени по начин, запазващ баланс между интересите и правата на различните замесени страни (включително правото на Дружеството да разследва нарушението). Дружество гарантира, че засегнатите лица се ползват изцяло от основните си права като справедливо отношение, право на защита (включително правото да бъдат изслушани и правото на достъп до досието им), както и презумпция за невинност. Защитата на самоличността на сигнализиращите лица се прилага и по отношение на защитата на самоличността на засегнатите лица.

Засегнатите лица имат право на информация (името на обработващото данни Дружество, какво е основанието за подозрение, кои са получателите на тази информация) и също така имат право на достъп, корекция и премахване на информация, свързана с тях, която е непълна или невярна, съгласно правилата за защита на личните данни.

Тези права не дават право на засегнатите лица да правят копия на документи или други материали, свързани с разследването, констатациите и предприетите мерки.

Упражняването на тези права може да бъде отложено, за да се избегне възпрепятстване на разследването, или да бъде ограничено, за да се защитят правата на други участници. Решението дали тези права трябва да бъдат ограничени или не, се взема за всеки отделен случай.

VIII. ДВИЖЕНИЕ НА СИГНАЛИТЕ И СВЪРЗАНИТЕ С ТЯХ ДОКУМЕНТИ

 1. КАНАЛИ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ И ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ

Информацията за нарушения може да се подава чрез различни канали за докладване (вътрешни или външни), съгласно процедурите, предвидени в настоящите правила. Дружеството насърчава докладването чрез вътрешни канали преди докладването чрез външни канали, където нарушението може да бъде ефективно адресирано вътрешно, както и когато подателите на сигнали считат, че няма риск от отмъщение.

Анонимни сигнали за нарушения не се разглеждат. За анонимни се считат сигнали, които не са подписани (с изключение на получените по електронен път), както и тези, в които не са посочени следните данни:

•  Имена и актуален адрес за кореспонденция – за податели физически лица, които подават сигнал от свое име или в качеството им на представители по закон или по пълномощие;
•  Наименование и адрес – за податели, които са държавни органи и органи на месното самоуправление;
•  Наименование, седалище и актуален адрес на управление – за податели, юридически лица.

Сигнали, за които се установи, че не произлизат от лицето, посочено като техен автор, също се приемат за анонимни.

Не се извършва проверка по сигнали, по които вече има взето решение, освен ако се основават на нови факт и обстоятелства, както и по сигнали за нарушения, извършени преди повече от две години, считано от датата на подаването на сигнала.

Сигнали от граждани, които са нечетливи или смислово неразбираеми, не се разглеждат.

Сигнализиращите лица следва да подават сигнал за нарушение в писмена форма, с оглед гарантиране възможността да бъдат използвани при евентуално последващо досъдебно или съдебно производство, както и от гледна точка на тяхната бъдеща доказуемост и вярно и точно интерпретиране на съдържанието им при тяхната проверка и анализ. Подадените сигнали могат да се изпращат и в електронна форма, като в този случай се счита, че е спазена писмената форма.

Дружеството създава за целите на подаването на сигнали за нередности няколко канала:

ü Уебсайта на Дружеството, чрез онлайн форма за подаване на сигнали - https://magazin.photosynthesis.bg/bg/podavane-na-signali-po-zzlpspoin ;

ü Специална електронна поща -  zzlpspoin@photosynthesis.bg;

ü Като пощенска или куриерска услуга на хартиен носител на адрес – гр.София, бул.“Васил Левски“ №57;

ü В Отдел „ТРЗ и ЛС“ на Дружеството – гр.София, кв.“Дружба“ 2 Цариградски комплекс, бл.281, вх.В, офис 4.

2. ПОСТЪПВАНЕ, РЕГИСТРИРАНЕ И РАЗПРЕДЕЛЯНЕ НА СИГНАЛИТЕ

Дружеството приема със заповед създаването на Работен екип, който да работи по регистриране, разпределяне, разглеждане, докладване и произнасяне по подадени сигнали и информация за нарушения по ЗЗЛПСПОИН.

В случай, че е подаден сигнал срещу член на вече изградения Работен екип, Ръководството определя друг екип с нова Заповед за конкретния случай.

Служителите от Работния екип регистрират подадените сигнали с входящ номер и се записват в „Регистър на сигналите“. Всички следващи документи по повод на съответния сигнал се завеждат под същия входящ номер. Работният екип анализира получените сигнали, с оглед установяване на относимостта им към компетентността на Дружеството и изготвя проекти за разследване на нарушението и вземане на решения. Работният екип поддържа контакт със сигнализиращото лице с цел предоставяне на обратна информация и искане на допълнителна такава, когато е необходимо. Работният екип отговаря за достоверността на въведената информация в „Регистъра на сигнали“.

Работният екип предоставя на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставя възможност да направи възражение по тях в седем дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице. Предоставя се и възможност за предоставяне на нови доказателства от страна на засегнатото лице.

3. РАЗГЛЕЖДАНЕ, ДОКЛАДВАНЕ И ПРОИЗНАСЯНЕ ПО СИГНАЛИТЕ

Разглеждането и вземането на решение по постъпилите в Дружеството сигнали се извършва в срок до два месеца, с възможност срокът да бъде удължен, като общия срок не може да надхвърля три месеца. Срока започва да тече от деня на регистрацията на сигнала в „Регистъра на сигнали“.

Работният екип извършва предварително проучване, с оглед: идентифициране на подателя /проверка за анонимност/, проверка за наличие на предходни сигнали с идентично съдържание от същия подател на които вече е отговаряно, проверка за компетентност, наличие на други структурни звена към които е насочен сигнала и др., както и правен анализ на поставените в предложението или сигнала въпроси, ако е необходимо.

При необходимост сигнала се препраща на органа за външно подаване на сигнали, Комисията за защита на личните данни. В случай, че сигнала е подаден срещу Дружеството, Работният екип насочва сигнализиращото лице към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали (КЗЛД).

Работният екип събира, обобщава и анализира всички необходими доказателства за изясняване на обстоятелствата по сигнала и ги предава на Ръководството. Проверките приключват с проект на решение, който се утвърждава от Ръководството.

При уважаване на сигнала незабавно се вземат мерки за отстраняване на допуснатото нарушение или нецелесъобразност, за което се уведомява подателя и другите заинтересовани лица.

Решението по сигнала е писмено и се съобщава на подателя в седем дневен срок от постановяването му. Когато с решението се засягат права или законни интереси на други лица, то се съобщава и на тях.

Решението по сигнала се изпълнява в едномесечен срок от постановяването му.

Документите по постъпилите сигнали се архивират и съхраняват в общия архив на Дружеството.

4. ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Самоличността на сигнализиращото лице не може да бъде разкривана на никого извън оторизираните служители, компетентни да получават или обработват сигналите за нередности, без изричното съгласие на това лице. Това се отнася и за всяка друга информация, от която може да се установи самоличността на сигнализиращото лице. Самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, отнасяща се за такова лице, може да бъде разкривана само когато това е необходимо и е задължение, наложено от закона в контекста на разследвания на националните органи, включително с оглед защитата на правата на засегнатото лице. 

5. ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Всяко обработване на лични данни, извършено съгласно настоящите правила, включително

обмен или предаване на лични данни, се извършва в съответствие с всички политики и правила на Дружеството, Закона за защита на личните данни и Регламент (ЕС) 2016/679. Лични данни, които очевидно не са от значение за обработката на конкретен сигнал, няма да бъдат събирани или ако бъдат събрани случайно, ще бъдат изтривани без ненужно забавяне. 

6. ПРИЛАГАНЕ И КОМУНИКАЦИЯ

Настоящите правила са утвърдени със Заповед от Ръководството на Дружеството и влизат в сила от датата на утвърждаването им.

Дружеството предприема информационна кампания за разпространяването на настоящите правила. Всички служители на Дружеството следва да се запознаят срещу подпис.

Настоящите правила ще бъдат публикувани както вътрешно, така и външно, като може да бъдат включени и в курсове за вътрешно обучение на Дружеството.

7. ПРОМЕНИ НА ТЕЗИ ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

Дружеството си запазва правото да променя тези Вътрешни Правила по всяко време и без предупреждение, като при всяка тяхна промяна ще информира всички засегнати страни.

Настоящите Вътрешни Правила не вземат превес над никое приложимо национално и Европейско законодателство.

01.12.2023г.

„Фото Синтезис“ ЕООД